איך לקצר את יום העבודה

מקיצור יום העבודה (או לפחות קצת התייעלות) ועד לאפיון נכון של התראות באפליקציות

נתחיל מהסוף.  אתם כותבים קוד או הצעת מחיר, מרכיבים סקיצה חדשה או מסמך; לא משנה מה – נכנס דוא"ל חדש, אתם עוברים לבדוק אותו. במקרה הטוב אתם מסיימים את המשפט קודם, במקרה הגרוע, זה עולה לכם על המסך במין אנימציה, לוכד את תשומת הלב שלכם, וקוטע לכם את חוט המחשבה.  אני כבר לא מדבר על זה שהרשתות החברתיות למיניהן פתוחות בדפדפן או בטלפון וגם הן בתורן מכניסות התראות והודעות.  יש לזה מחיר וזה יקר.
יש היום גוף מחקרי אדיר בתחום של מעבר בין מטלות ואנחנו יודעים להסיק ממנו שמעברים הם יקרים, מאוד יקרים.  כשאנחנו מפסיקים את מה שאנחנו עושים ועוברים לדבר אחר, לוקח לנו הרבה זמן להתרכז חזרה בנתיב העקרי שבו היינו.  זה גם הולך טוב עם האינטואיציה – אנחנו יודעים שכמפריעים לנו, אנחנו מאבדים ריכוז.  דוא"ל ופניות אחרות הם אמנם חלק מהעבודה, אבל כשאנחנו מרוכזים הם עדיין מהווים הפרעה.  העלות המצטברת של ההפרעות הללו – שהן למעשה מעברים בין מטלות – יכולה להיות גבוהה ולהשפיע על ההספק המצטבר שלנו ביום העבודה.  אז מה עושים? איך מתייעלים?

• עונים למיילים פעמיים שלוש ביום במרוכז. נניח פעם אחת בבוקר, פעם בצהריים ופעם בסוף היום.  לא יכולים? הכל תמיד כל כך דחוף?  תזמנו את העיסוק במיילים לזמן שאתם ממילא קוטעים את העבודה – למשל לפני או אחרי שאתם קמים להכין קפה.  הטכנולוגיה כאן בשבילנו, אבל אנחנו צריכים לשלוט בה ולא היא באנו.
• כנ"ל בנוגע לרשתות חברתיות. אתם לא צריכים להיות זמינים 24/7. עדיין ישארו לכם חברים.
• וואטסאפ ותוכנות אחרות למסרים מיידים – כל היופי במערכות הללו הוא שהן מאפשרות שיחה א-סינכרונית. זה פיצ'ר לא באג.  נצלו את זה – עונים אח"כ.
• בטלו את פונקצית ה"התראות בשולחן העבודה" של אאוטלוק.  האנימציה הזאת היא רעה חולה והיא אחד הדברים הכי הרסניים לקשב שלכם, כי אתם מסתכלים עליה, תרצו או לא תרצו.
• בנוגע להתראות קוליות הגיוני להניח שברוב המקרים היא איננה יוצרת הפרעה משמעותית.  מי שלא יכול להתאפק, שיעביר למצב שקט.  אגב בקוראנגלית (זו השפה שמדברים המאפיינים בדרום קוריאה) המצב השקט נקרא manner mode – תחשבו על זה...

מי שמצליח הולך הביתה חצי שעה יותר מוקדם!

ציוץ

ולמרות כל מה כתבתי לעיל, בשבוע שעבר בכנס IsraHCI (שהתקיים בחיפה) הציגה אמונה אליאב תוצאות של מחקר, שהיא עשתה במסגרת עבודת המאסטר שלה בטכניון, ממנו ניתן להסיק שלפחות במקרים של מטלות יצירתיות, הפרעות אינן גורמות לירידה בביצוע.  התוצאות הללו אמנם מפתיעות ומסקרנות, אבל לא הייתי לוקח אותן כאישור להפרעות, בעיקר משום שאנו יודעים שגם כאשר העבודה שלנו היא עבודה יצירתית, שיעור הזמן המוקדש לחלק היצירתי הוא נמוך יחסית – עדיין אנו משקיעים לא מעט בכל המטלות המובנות האחרות שתומכות ביצירתיות ובתעוד.

ולמאפיינים שבנינו.  אמנם אנחנו לא מיקרוסופט ולא קיבלנו מנדט להגדיר מחדש את ברירות המחדל של אאוטלוק, אבל מעת לעת יוצא לנו לאפיין מערכות ואפילו ישומי מובייל שמציגים התראות.

• צרו מערך של עדיפויות. לא כל התראה צריכה לקפוץ ולא כל דבר המשתמש צריך לדעת בזמן אמת.  ברור שיש מערכות שעדיין צריך להגדיר בהן התראות, שימשכו מייד את תשומת הלב של המשתמש, אבל אלה הם דווקא המקרים הפחות שכיחים.
• ייצגו את ההתראות בצורה של "חבילה" עם סימון על מספר ההתראות שלא נקראו שיש בפנים.  כן, טוב ונכון להשתמש ב"תקן השוק", שהמשתמשים מכירים מהסמארטפון שלהם.
• לא כל ההתראות צריכות "לקפוץ" החוצה אל הפלטפורמה המארחת; חלקן יכול להמתין לשעת רצון, כאשר המשתמש פותח את האפליקציה.
• במערכות מורכבות יותר, בהן ממילא יש התראות בדרגות חומרה שונות, ניתן לצור חיווי מצטבר למצב המערכת ו/או למצב ההתראות – מין מדד ל"בריאות" המערכת.
• כשמציגים את ההתראות, צריכה להיות אבחנה ברורה לחומרה ואבחנה ברורה להתראות שכבר נקראו לעומת אלה שעדיין לא זכו לתשומת לב.  זה נכון עוד יותר במערכות מורכבות בהן מספר משתמשים צריכים לטפל באותו "בנק" התראות.
• שימו לב שלא תמיד נכון שמיון ברירת המחדל יהיה לפי זמן כניסת ההתראה.  זה תלוי במערכת ובתפקיד של המשתמש.
• יש מצבים של התראות ש"מסתדרות מעצמן".  אני אסביר: נניח שהיתה התראה על כך שהסוללה במכשיר אוזלת והמשתמש חיבר את המטען.  מבחינת הממשק הגרפי ההתראה "הסתדרה" – המשתמש אמנם צריך לפעול, אבל הוא לא עושה את זה ב-UI אלא מחוצה לו.  במקרים כאלה, על המערכת לבטל את ההתראה באופן אוטומטי – להסתיר אותה, או במידה והיא חשובה לצורך מעקב, לפחות לסמן אותה כהתראה שנקראה או טופלה.
• ככלל מומלץ להמנע מחיווים קוליים משמעותיים, אלא אם התפקיד, סביבת העבודה או סוג ההתראה מחייבים זאת.  שימו לב שבהרבה מקרים אתם מתכננים מוצרים שישמשו בסביבות שהן לא שקטות וממילא עשויות להיות בהם התראות קוליות מתחרות ממקורות אחרים.  שיקול ההתראות הקוליות המרובות נכון גם במקרה של אפליקציות מובייל כי הסמארטפון שלנו גם ככה עמוס באפליקציות שכל אחת בתורה מנפקת חיווים קוליים...
• כאשר יש הרבה פרטים על המסך והתפקיד של המשתמש הוא לנטר את המערכת, לעקוב אחר התראות ולהגיב בהתאם, יש לשקול שימוש באנימציה (כמו למשל הבהוב), בכדי למקד את הקשב של המשתמש להתראה (וגם התראה קולית).  שימו לב: אלו כל הדברים שהמלצתי לא לעשות, אבל מדובר כאן בתפקידים מיוחדים של ניטור (monitoring), שקימים בעיקר במערכות שליטה ובקרה.

בעתיד כדאי לחשוב על התראות ממוקדות משתמש ולא ממוקדות מערכת. אני חושב שצמיד רוטט בהחלט יכול להיות פתרון רלוונטי, חרף יחסי הציבור הגרועים שעשו לו בארץ.

בפוסט הבא: האם וכמה מסוכן לשוחח בטלפון בזמן הנהיגה ואיך זה קשור למשקפי גוגל.